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利用Microsoft Word如何批量打印榮譽證書

學校每年都要組織各種競賽,并對獲得名次的學生頒發獲獎證書,因為受獎的學生比較多,所以工作量比較大,且不能出錯。利用Word的郵件合并功能,可批量打印每個人員的證書,證書不僅美觀整潔,而且還非常便捷、準

學校每年都要組織各種競賽,并對獲得名次的學生頒發獲獎證書,因為受獎的學生比較多,所以工作量比較大,且不能出錯。利用Word的郵件合并功能,可批量打印每個人員的證書,證書不僅美觀整潔,而且還非常便捷、準確。下面來看看如何利用Word的郵件合并功能來實現?

第一步、創建數據源

1. 創建Excel文件,錄入獲獎信息。本例中,數據只有2列,一列為人員姓名,另一列為獎級。

第二步、創建證書模板

1. 新建一個Word文件,按證書的尺寸,設置頁面大小。本例中,證書大小為23.9*16.7厘米。

2. 接著,設置頁面為橫向。

3. 按證書格式輸入內容,制作證書的模板。建議:Excel文件和Word文件放在同一個目錄中。

第三步、啟動郵件合并向導

1. 點菜單“工具”→“信函與郵件”→“郵件合并”后,在窗口的右側選擇文檔的類型為“信函”,然后再點擊步驟:1/6的”下一步:正在啟動文檔”。

2. 選擇開始文檔,即要使用哪一個Word文件,默認是“使用當前文檔”。點擊“下一步:選取收件人”。

關聯數據源

1. 選擇“收件人”,選中“使用現有列表”項,再點“瀏覽…”按鈕。

2. 選擇數據源,在彈出的對話框中選擇“獲獎名單.xls”文件,點擊“打開”命令按鈕。

3. 選擇表格,勾選“數據首行包含列標題”項,點擊“確定”命令按鈕。

撰寫信函

1. 點擊“下一步:撰寫信函”按鈕,彈出“撰寫信函”面板。將光標定位到證書模板的要插入“姓名”的下劃線上,點“其他項目...”。

2. 在彈出的“插入合并域”面板中,“插入”欄默認為“數據庫域”,就是把Excel當作數據庫來用。在“域”選中“姓名”一行,點擊該對話框下方的“插入”命令按鈕,在光標處插入學生的姓名。

3. 再將光標定位到獎級處的下劃線上,點擊“其他項目…”按鈕,彈出“插入合并域”面板,選中“獎級”一行,再點“插入”后,點擊關閉命令按鈕關閉該對話框。

預覽信函

1. 點擊“下一步”預覽信函。在預覽信函中,點擊向前、向后按鈕,可以預覽更多。

完成合并

最后點擊“下一步”,完成合并。

打印證書

點擊“打印...”按鈕,選擇要打印證書的范圍后,選擇要使用的打印機,點擊確定即可打印證書。

至此,利用Word的郵件合并功能批量打印榮譽證書的所有步驟已經講完。希望這篇文章能幫助到你!

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