在日常使用Excel輸入編輯工作表時(shí)，數(shù)據(jù)量通常是很大的。例如一份公司員工的基本信息表，數(shù)據(jù)量比較大，而且員工的身份證號(hào)碼都是不相同的。在輸入類(lèi)似的身份證信息時(shí)是不能重復(fù)的，一旦輸入錯(cuò)誤或者重復(fù)輸入要

在日常使用Excel輸入編輯工作表時(shí)，數(shù)據(jù)量通常是很大的。例如一份公司員工的基本信息表，數(shù)據(jù)量比較大，而且員工的身份證號(hào)碼都是不相同的。在輸入類(lèi)似的身份證信息時(shí)是不能重復(fù)的，一旦輸入錯(cuò)誤或者重復(fù)輸入要查找起來(lái)也是很麻煩的。為了保證在重復(fù)輸入時(shí)系統(tǒng)會(huì)有提示，我們可以通過(guò)在Excel的數(shù)據(jù)有效性里面設(shè)置公式來(lái)實(shí)現(xiàn)。

步驟一：建立表格

首先，我們需要建立一份類(lèi)似下圖所示的表格。其中的“工號(hào)”和“身份證”字段列不允許出現(xiàn)相同的數(shù)據(jù)。你可以根據(jù)實(shí)際需要選擇其他工作表。

步驟二：設(shè)置數(shù)據(jù)有效性

1. 選中表格中的“工號(hào)”和“身份證”字段列（或其他需要設(shè)置的列）。

2. 單擊菜單“數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)有效性”，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話(huà)框。

3. 在“設(shè)置”選項(xiàng)卡下面的“允許”下拉列表中選擇“自定義”。

4. 在“公式”中輸入以下公式：COUNTIF($B$1:$B$65535,B1)（或者COUNTIF(B:B,B1)）。

注意：此處以B列（工號(hào)列）為例，如果是設(shè)置身份證列，請(qǐng)將B2改為D2。$B$1:$B$65535表示在整個(gè)工作表范圍內(nèi)進(jìn)行檢查，B:B表示在B列的范圍內(nèi)進(jìn)行檢查。你可以根據(jù)自己的需求進(jìn)行設(shè)置。

步驟三：設(shè)置出錯(cuò)警告

1. 切換到“出錯(cuò)警告”標(biāo)簽，進(jìn)行設(shè)置。

2. 在“標(biāo)題”框中設(shè)置警告的標(biāo)題。

3. 在“錯(cuò)誤信息”框中設(shè)置警告信息。你可以根據(jù)自己的需要進(jìn)行設(shè)置。

為了高效快捷地完成設(shè)置，你可以將B列復(fù)制到D列，并將D列字段名改回原來(lái)的字段名（身份證）。這樣，在B列所做的設(shè)置（包括數(shù)據(jù)有效性）就完全復(fù)制到D列中了。至此，設(shè)置完成。

經(jīng)過(guò)以上設(shè)置，在工作中輸入數(shù)據(jù)重復(fù)時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)彈出警告框，提示用戶(hù)注意，并進(jìn)行相應(yīng)選擇。當(dāng)輸入正確數(shù)據(jù)時(shí)，沒(méi)有任何提示。但是當(dāng)輸入重復(fù)數(shù)據(jù)時(shí)，Excel會(huì)彈出警告框，提示數(shù)據(jù)輸入有誤。這樣可以有效避免重復(fù)數(shù)據(jù)的輸入錯(cuò)誤。